Hướng dẫn sử dụng phần mềm P365 CRM

Tài liệu này hướng dẫn sử dụng đầy đủ các tính năng của phần mềm CRM (quản lý khách hàng & tự động hóa). Phần mềm xây dựng trên Laravel + Filament, giao diện quản trị tại đường dẫn /admin.

Mục lục

1. Tổng quan & vai trò người dùng
2. Đăng nhập & bảo mật tài khoản
3. Bảng điều khiển (Dashboard)
4. Khách hàng
5. Đơn hàng (Deals) & Pipeline
6. Sản phẩm
7. Tương tác & Công việc
8. Chiến dịch Email / SMS / Zalo
9. Nhãn & phân nhóm
10. Thanh toán & Hóa đơn
11. Ticket hỗ trợ & Khảo sát
12. Tài liệu & Trợ lý AI
13. Phân tích, KPI & Nhật ký
14. Tích hợp: Webhook & API Token
15. Cài đặt hệ thống
16. Bảng giá & Trang chủ
17. Bản quyền (License) — kích hoạt & gia hạn
18. Vận hành nền: Hàng đợi & Lịch tự động
19. Thông báo tự động qua Telegram
20. Blog & nội dung công khai

1. Tổng quan & vai trò người dùng

Phần mềm có 3 vai trò:

Quy tắc "nhân viên chỉ thấy dữ liệu của mình" được áp dụng tự động ở các phân hệ Khách hàng, Đơn hàng, Tương tác, Tài liệu.

Admin có thể bật/tắt từng phân hệ cho Manager & Sales tại Hệ thống → (Nhân sự) Phân quyền.

2. Đăng nhập & bảo mật tài khoản

• Truy cập /admin, đăng nhập bằng email + mật khẩu.
• Xác thực 2 lớp (2FA): vào hồ sơ cá nhân để bật ứng dụng xác thực (Google Authenticator…). Có mã khôi phục.
• Lịch sử đăng nhập: Hệ thống ghi lại mọi lần đăng nhập thành công/thất bại (xem ở trang Lịch sử đăng nhập).
• Quên mật khẩu: dùng liên kết "Quên mật khẩu" ở màn hình đăng nhập (cần cấu hình email SMTP).

3. Bảng điều khiển (Dashboard)

Trang đầu tiên sau khi đăng nhập, gồm:

• Thẻ khu vực nghiệp vụ: lối tắt nhanh đến từng module theo nhóm.
• Tình trạng vận hành nền (chỉ Admin): kiểm tra cron (scheduler) và queue worker còn chạy không, số job đang chờ/đang lỗi.
• Trang Phân tích hiển thị banner doanh thu/việc/lead trong ngày + biểu đồ.

4. Khách hàng

Menu: Nghiệp vụ CRM → Khách hàng

• Thêm/sửa hồ sơ: họ tên, điện thoại, email, loại (B2B/B2C), nguồn, công ty, mã số thuế, khu vực, ngày sinh, ghi chú.
• Tương tác: tab trong hồ sơ khách để ghi lịch sử liên hệ.
• Tài liệu: tải lên hợp đồng/báo giá/hồ sơ (tối đa 20MB/tệp).
• Nhãn: gắn nhãn phân loại; nhãn VIP tự gắn theo ngưỡng doanh số.
• Tóm tắt AI 360°: nút "Tóm tắt AI" phân tích toàn bộ hồ sơ, kết quả gửi vào chuông thông báo.
• Gửi chiến dịch hàng loạt: chọn nhiều khách → "Gửi chiến dịch" → chọn mẫu + chế độ chống gửi trùng.
• Gộp khách trùng: trang Gộp khách hàng hợp nhất các bản ghi trùng (giữ 1, dồn dữ liệu liên quan: đơn hàng, hóa đơn, tương tác, tài liệu, ticket… về bản giữ lại).
• Nhập CSV / Xuất CSV: nhập danh sách khách; xuất dữ liệu ra CSV (an toàn chống lỗi công thức Excel).
• Công nợ: danh sách khách có cột Công nợ = tổng số dư các hóa đơn chưa tất toán của khách. Có bộ lọc "Đang còn nợ" để xem nhanh khách cần thu tiền; sắp xếp theo công nợ giảm dần.
• Xóa mềm: khách đã xóa có thể khôi phục; Admin có thể xóa vĩnh viễn.

5. Đơn hàng (Deals) & Pipeline

Menu: Nghiệp vụ CRM → Đơn hàng (Deals) và trang Pipeline

• Giai đoạn: Mới tiếp nhận → Đã báo giá → Thương lượng → Thành công / Thất bại.
• Dòng sản phẩm trong đơn, chiết khấu, tổng tiền tự tính.
• Báo giá PDF: nút "Báo giá PDF" xuất file dùng thông tin công ty trong Cài đặt.
• Pipeline: kéo-thả đơn giữa các giai đoạn trực quan.
• Tạo hóa đơn từ đơn hàng: nút "Tạo hóa đơn" trên mỗi đơn (và ở màn hình sửa đơn) tự copy sản phẩm/giá & chiết khấu sang một hóa đơn nháp — khỏi nhập tay 2 lần.
• Khi đơn chuyển "Thành công", hệ thống tạo việc giao hàng & gửi khảo sát hài lòng, đồng thời bắn thông báo Telegram cho người phụ trách (xem mục 19).
• Khi tạo đơn mới, hệ thống cũng gửi thông báo cho người phụ trách/quản lý.

6. Sản phẩm

Menu: Nghiệp vụ CRM → Sản phẩm — danh mục hàng hóa/dịch vụ (tên, mã, giá) dùng cho đơn hàng & hóa đơn.

7. Tương tác & Công việc

• Tương tác / Chăm sóc: nhật ký liên hệ (gọi, email, gặp mặt…) gắn với khách.
• Công việc: giao việc có hạn (due), mức ưu tiên, trạng thái. Nút "Hoàn thành" nhanh. Hệ thống gửi nhắc việc tự động (thông báo + Telegram nếu cấu hình).

8. Chiến dịch Email / SMS / Zalo

Menu: Tiếp thị → Chiến dịch

1. Tạo mẫu chiến dịch: chọn kênh (Email/SMS), tiêu đề, nội dung. Nội dung tự chèn {{ten}}, {{cong_ty}}, {{ma_giam_gia}}.
2. Gửi: từ danh sách Khách hàng, chọn khách → "Gửi chiến dịch" → chọn mẫu + chế độ chống gửi trùng (mỗi lần / 1 lần ngày / tuần / tháng / vĩnh viễn).
3. Email gửi qua hàng đợi nền; tự bỏ qua khách trống email và khách đã hủy nhận.
4. Trợ lý AI viết nội dung: có thể nhờ AI soạn tiêu đề + nội dung chiến dịch.
5. Lịch sử gửi email (Tiếp thị → Lịch sử gửi email): theo dõi trạng thái gửi, mở, click, hủy nhận, lý do lỗi; gửi lại email lỗi.

Hủy nhận: mỗi email có liên kết "hủy nhận" đã ký an toàn; khách bấm là không nhận tiếp thị nữa.

9. Nhãn & phân nhóm

Menu: Tiếp thị → Nhãn — tạo nhãn (có màu) để phân nhóm khách. Dùng để lọc khi gửi chiến dịch. Hệ thống cũng tự gắn segment theo hành vi/doanh số.

10. Thanh toán & Hóa đơn

• Hóa đơn: tạo hóa đơn (dòng hàng, thuế, chiết khấu), liên kết khách & đơn; theo dõi đã thu / còn nợ.
  • Tạo nhanh bằng nút "Tạo hóa đơn" từ đơn hàng (mục 5), hoặc tạo mới thủ công.
  • Trạng thái: Nháp → Đã gửi → Thanh toán một phần → Đã thanh toán / Quá hạn / Đã hủy. Hóa đơn ở trạng thái Đã gửi / Một phần / Quá hạn và còn số dư sẽ được tính vào công nợ của khách.
• Giao dịch (Thanh toán):
  • Tự động: nhận báo có chuyển khoản qua webhook (Casso/SePay), tự khớp đơn theo mã đơn/nội dung CK. Chỉ chốt "Đã mua" khi số tiền nhận đủ giá trị đơn (chống giả mạo nội dung); chưa đủ sẽ tạo việc đối soát + thông báo.
  • Thủ công: nút "Thêm giao dịch" để ghi nhận thu tiền mặt/CK (chọn khách, đơn, số tiền, ngày, kênh, trạng thái). Có thể sửa/xóa giao dịch.
• Nhắc công nợ quá hạn: mỗi sáng hệ thống quét hóa đơn quá hạn còn nợ, đánh dấu quá hạn và gửi tóm tắt công nợ cho người phụ trách (xem mục 19).

11. Ticket hỗ trợ & Khảo sát

• Ticket hỗ trợ: tiếp nhận yêu cầu đa kênh (web/email/hotline), tự phân công theo bộ phận, cam kết SLA và tự leo thang khi quá hạn.
• Khảo sát hài lòng (CSAT/NPS): tự gửi sau mua; khách điền qua trang công khai không cần đăng nhập; phản hồi được tổng hợp & phân tích (AI).

12. Tài liệu & Trợ lý AI

• Tài liệu khách hàng: lưu trữ tệp theo từng khách.
• Trích xuất AI (Gemini Vision): đọc ảnh/PDF (danh thiếp, CCCD, hợp đồng, báo giá…) và trích thông tin có cấu trúc.
• Trợ lý AI: trang hỏi-đáp dữ liệu CRM với gợi ý câu hỏi theo nhóm (Doanh thu & Bán hàng, Pipeline, Khách hàng, Công nợ & Hóa đơn, Ticket, Công việc, Sản phẩm) — bấm chọn rồi chỉnh thêm. Trợ lý chỉ đọc số liệu tổng hợp (chỉ xem), trả lời theo dữ liệu thực tế. Ngoài ra có các nút AI rải rác (tóm tắt khách 360°, viết nội dung chiến dịch).
• Bật/tắt AI và nhập API key tại Cài đặt → Trợ lý AI (Groq và/hoặc Google Gemini).

13. Phân tích, KPI & Nhật ký

• Phân tích & Báo cáo (Hệ thống → Phân tích): doanh thu theo thời gian, pipeline theo giai đoạn, hiệu suất, banner hôm nay.
• Hiệu suất nhân viên (KPI): theo dõi kết quả từng người.
• Báo cáo tuần: gửi tự động qua email (PDF) nếu bật lịch.
• Nhật ký hoạt động: lưu vết thay đổi dữ liệu quan trọng.

14. Tích hợp: Webhook & API Token

Các webhook (bảo vệ bằng API key, giới hạn tần suất):

• API key đặt tại Cài đặt → Tích hợp (key nhận Lead, key thanh toán).
• API Token (Hệ thống → API Token): tạo token quản lý cho hệ thống ngoài (gửi qua header Authorization: Bearer ...). Token chỉ hiện 1 lần khi tạo — hãy sao chép ngay.

15. Cài đặt hệ thống

Menu: Hệ thống → Cài đặt — gồm các tab:

• Tích hợp: Telegram bot (Bot Token + Chat ID nhóm quản lý), kênh SMS/Zalo ZNS, API key webhook lead & thanh toán. Có nút Gửi thử Telegram để kiểm tra cấu hình ngay (gửi trực tiếp, không qua hàng đợi).
• Email: chọn Ghi log (thử) hoặc SMTP (gửi thật); hướng dẫn cấu hình Gmail & chống vào Spam (SPF/DKIM/DMARC). Có nút Gửi email thử.
• Công ty & Phân nhóm: tên công ty (in trên báo giá), MST, liên hệ, ngưỡng doanh số gắn nhãn VIP.
• Trợ lý AI: bật/tắt, chọn nhà cung cấp, nhập API key Groq/Gemini.
• Bản quyền: xem trạng thái & dán mã kích hoạt (xem mục 17).
• Bảng giá / Trang chủ: chỉnh bảng giá hiển thị ngoài trang chủ (xem mục 16).

Cài đặt lưu trong cơ sở dữ liệu và đè lên giá trị mặc định trong .env, áp dụng ngay.

16. Bảng giá & Trang chủ

Cài đặt → Bảng giá / Trang chủ

• Sửa ghi chú dưới tiêu đề bảng giá.
• Thêm/sửa/sắp xếp các gói giá (kéo thả): tên, giá (ghi Liên hệ để hiện nút báo giá), kỳ thanh toán, mô tả, gói nổi bật, và danh sách tính năng (mỗi dòng một mục).
• Lưu xong, bảng giá tự cập nhật ngoài trang chủ (mục "Bảng giá & gói license"). Nút "Đặt mua/Liên hệ" dùng số điện thoại/email công ty trong Cài đặt.

17. Bản quyền (License) — kích hoạt & gia hạn

Phần mềm kích hoạt bằng mã license cấp theo tên miền + thời hạn (thường 1 năm).

Khách hàng kích hoạt:

1. Vào Cài đặt → Bản quyền.
2. Dán LICENSE_KEY do nhà cung cấp gửi → Lưu.
3. Khu vực "Trạng thái kích hoạt" hiển thị: hợp lệ, domain, ngày hết hạn, số ngày còn lại.

Khi sắp/đã hết hạn:

• Còn ≤ 14 ngày: hiện banner cảnh báo (vàng) ở đầu trang quản trị.
• Hết hạn (ở chế độ chặn): phần mềm khóa và hiện trang "Chưa kích hoạt"; vẫn vào được Cài đặt → Bản quyền để dán mã mới rồi dùng tiếp.

Chi tiết quy trình cấp/gia hạn key dành cho nhà cung cấp xem file BAN_QUYEN_LICENSE.md.

18. Vận hành nền: Hàng đợi & Lịch tự động

Để email, nhắc việc, leo thang ticket, báo cáo… chạy đúng, máy chủ cần:

# Hàng đợi (queue worker) — chạy thường trực qua Supervisor
php artisan queue:work

# Lịch tự động (scheduler) — cron mỗi phút
* * * * * php artisan schedule:run

Các tác vụ chạy theo lịch gồm: nhắc việc (mỗi 5 phút), chiến dịch drip/sinh nhật (8h sáng), nhắc công nợ quá hạn (8h sáng), tính lại phân nhóm (1h sáng), báo cáo tuần (17h thứ Sáu), leo thang ticket (mỗi 15 phút), sao lưu CSDL (2h30 sáng).

Lưu ý: mọi email & thông báo Telegram đều đi qua hàng đợi, nên bắt buộc phải có queue worker chạy thì chúng mới thực sự gửi đi. Dashboard (Admin) sẽ cảnh báo nếu phát hiện cron/worker chưa chạy. Xem thêm deploy/AAPANEL-SETUP.md để cài trên aaPanel.

19. Thông báo tự động qua Telegram

Khi đã cấu hình Telegram (mục 15) và queue worker đang chạy (mục 18), hệ thống tự gửi các thông báo sau (đồng thời hiện ở chuông trong phần mềm):

Người nhận: gửi về Telegram Chat ID riêng của từng nhân viên (khai tại Người dùng). Ai chưa khai Chat ID riêng → tự động đổ về Chat ID nhóm quản lý trong Cài đặt.

Lấy Chat ID: nhắn /start cho bot (cá nhân) hoặc thêm bot vào nhóm (Chat ID nhóm là số âm), sau đó dùng nút Gửi thử Telegram hoặc API getUpdates của bot để lấy đúng chat.id.

20. Blog & nội dung công khai

Phần mềm có sẵn các trang công khai (không cần đăng nhập), liên kết ở chân trang chủ:

• Hướng dẫn sử dụng (/huong-dan-su-dung): chính tài liệu này, ai cũng xem được.
• Blog (/blog): nơi đăng bài viết, tin tức, mẹo dùng phần mềm.

Viết bài (trong admin): vào Blog → Bài viết (cần quyền blog):

1. Tạo bài: nhập tiêu đề (tự sinh đường dẫn slug), tóm tắt, nội dung (trình soạn thảo rich text), ảnh bìa.
2. Trạng thái: Nháp (chưa hiện) hoặc Xuất bản + ngày xuất bản — chỉ bài đã xuất bản mới hiện ngoài /blog.
3. Bài viết tự gắn tác giả là người tạo; trang chi tiết hiển thị bài liên quan.

Cập nhật cho phiên bản P365 CRM hiện hành. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ nhà cung cấp.